Система учета и контроля бизнеса

Транспортная компания заведует перевозками с использованием собственных автомобилей, принимая заказы на перевозку грузов и иногда передавая их другим транспортным компания, когда не слишком выгодно выполнять заказ самостоятельно. Для организации перевозок транспортной компанией программа автоматизации от «Универсальной Системы Учета» формирует несколько информационных баз, включая, но не ограничиваясь, – транспортную базу, содержащую полные сведения о каждой транспортной единице, отдельно о тягаче и прицепе, единую базу контрагентов, где представлены как клиенты, совершающие заказы, так и другие перевозчики, принимающие от данной компании грузы на перевозку в исключительных случаях, базу заявок, собранную по итогам выполненных заказов, базу запчастей, или товарный ряд, если транспортная компания имеет свой автосервис.

Все данные в автоматизированной системе учета имеют прямую или косвенную связь между собой, обеспечивая точность и полноту учетных сведений. Вот почему такой учет является максимально эффективным. Менеджеры по продажам принимают заказы от клиентов, оформляя их в окне заявки, куда данные вводятся не набором с клавиатуры, а выбором из других баз данных или из выпадающих списков с множеством вариантов ответов. Такие формы-окна присутствуют во всех учетных операциях, как раз через них и устанавливается корреляция данных. Больше подробностей о системе на сайте.

Полученная по заказу информация передается далее по цепочке в другой отдел – для планирования и расчета перевозки. При планировании транспорта пользуются производственным планом, где по каждой машине показаны периоды ее занятости и технического обслуживания. Кликнув на такой период, получают полное представление о том, что и где делает конкретная машина. Период техобслуживания выделен красным, чтобы обратить внимание именно на тот период, когда невозможно использовать транспорт.

Если нажать на такой красный квадрат в производственном плане, то отобразится весь перечень работ, которые запланированы для данной машины в данный период. Если нажать на синий квадрат, которым выделены запланированные рейсы транспорта, то можно получить подробную информацию по каждому участку прохождения машины, включая пробег, количество ночных остановок, парковок, направление маршрута, погрузку и разгрузку, а также список лиц, кто принимал участие в подготовке рейса. В производственном плане эти данные представлены в формате мелких изображений и специальных шрифта и цвета, позволяя визуально и моментально оценить текущее состояние машины в движении.

План создан для логистов и наглядного отображения деятельности автопарка. При расчете стоимости перевозки принимают во внимание достаточно большой перечень условий, в том числе ГСМ, суточные для водителей, парковки, ночевки и пр. Расчетная стоимость является предварительной – для клиента, фактическая будет представлена по завершении рейса, когда уже груз будет выдан, расход ГСМ и количество остановок будут известны, удержания с водителей произведены. После этого программа укажет реальную прибыль с заказа против предварительно рассчитанной. Прибыль показывается автоматически по каждой заявке.

Маршрут транспорта может быть изменен в дороге, когда вдруг неожиданно окажется, что следует сделать небольшой крюк за новым грузом, предыдущий участок станет неактуальным. Эти изменения также будут отмечены в производственном плане, программа запустит оформление дополнительной служебной записки на новый маршрут. Согласование всех этапов оформления нового маршрута производится в общедоступном файле с перечислением участников его формирования и сроками принятия решений.

По мере поступления сведений от кого-то из них появляется соответствующая отметка, эстафета переходит к другому подразделению согласно установленной в транспортной компании очередности подписания служебных документов и уведомлению от системы оповещения. Программа предусматривает обязательное автоматическое информирование как клиентов о прохождении груза, так и сотрудников для ускорения обмена информацией, что важно для всех участников перевозок.

Загрузка...
Загрузка...
Яндекс.Метрика